Sprawozdanie finansowe w spółce – kiedy i jak je złożyć?

Sprawozdania finansowe w spółkach to nieodłączny element prowadzenia ich działalności. Są to skomplikowane dokumenty finansowe, które regularnie należy przekazywać do Krajowego Rejestru Sądowego. Od ubiegłego roku należy składać je wyłącznie elektronicznie. W tym artykule wyjaśnię m.in.:

• jak należy składać tzw. e-sprawozdania finansowe?
• kiedy spółka ma obowiązek złożenia sprawozdania finansowego?
• jakie kary mogą zostać nałożone na spółkę w przypadku nie wywiązania się z tego obowiązku?

E-sprawozdania od 2018 roku

Jak już wspomniałem, od 2018 roku sprawozdania finansowe można składać wyłącznie elektronicznie. Przy okazji dodam, że obecnie wydrukowane sprawozdanie (nawet już to wysłane elektronicznie) stanowi wyłącznie jego kopię, a nie oryginał. Elektroniczne sprawozdania finansowe muszą posiadać odpowiedni schemat i budowę. Wzór ich struktury został udostępniony na stronie Ministerstwa Cyfryzacji. Warto wspomnieć, że od 1 września 2019 r. niektóre ze schematów ulegną zmianie.

E-sprawozdanie musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub przez platformę epuap. Podpis musi złożyć osoba, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownik danej jednostki. W przypadku spółek, podpis muszą złożyć członkowie zarządu.

Co zawiera sprawozdanie finansowe?

Sprawozdanie finansowe składa się z:

1. bilansu;
2. rachunku zysków i strat;
3. informacji dodatkowej, obejmującej wprowadzenie do sprawozdania finansowego oraz dodatkowe informacje i objaśnienia.

Załączniki do sprawozdania finansowego, takie jak:

1. sprawozdanie z działalności;
2. sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej;
3. opinia biegłego rewidenta/ sprawozdanie z badania rocznego sprawozdania finansowego;
4. sprawozdanie z działalności grupy kapitałowej;
5. sprawozdanie z działalności jednostki dominującej;
6. skonsolidowane sprawozdanie z płatności na rzecz administracji publicznej;

wymagają formy elektronicznej, możliwej do odczytania na komputerze. Muszą być również opatrzone podpisem cyfrowym.

Z kolei:

1. uchwała lub postanowienie o zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego lub skonsolidowanego rocznego sprawozdania finansowego, a także
2. uchwała o podziale zysku bądź pokryciu straty,

może być dołączona w formie skanu (nie wymaga się tutaj składania podpisu cyfrowego).

Które spółki mają obowiązek składania sprawozdań finansowych?

Ogólna zasada z ustawy o rachunkowości wskazuje, że obowiązek składania sprawozdań finansowych dotyczy wszystkich spółek prawa handlowego. Zarówno spółek osobowych, jak i kapitałowych.

Wyjątkiem są jedynie spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły mniej niż równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro. Takie spółki muszą złożyć oświadczenie o braku obowiązku sporządzenia i złożenia rocznego sprawozdania finansowego.

Pozostałe spółki (również te nie mające wg ustawy obowiązku składania sprawozdania finansowego), niewskazane powyżej, również mogą prowadzić księgi rachunkowe, jeżeli tak zadecydują.

Jak złożyć e-sprawozdanie finansowe w spółce?

E-sprawozdanie składa się za pośrednictwem portalu e-KRS. Jeżeli jest ono składane przez osobę uprawnioną do reprezentacji spółki, której PESEL jest w KRS ujawniony, złożenie sprawozdania jest bezpłatne.

W przypadku zaś, gdy sprawozdanie składane jest przez pełnomocnika lub cudzoziemca, których nr PESEL nie ma w KRS, złożenie sprawozdania następuje na formularzu KRS-Z30 i podlega opłacie – 140 zł.

Kiedy należy je złożyć?

Roczne sprawozdanie finansowe należy złożyć maksymalnie do 15 dni po jego zatwierdzeniu. Zatwierdzenie powinno nastąpić w ciągu 6 miesięcy od dnia bilansowego, czyli od dnia kończącego rok obrotowy w spółce.

Przykładowo, jeżeli rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, to zatwierdzenie sprawozdania finansowego powinno nastąpić do 30 czerwca. Jeżeli zostanie ono zatwierdzone właśnie tego dnia, można je złożyć do KRS do 15 lipca.

 W spółkach sprawozdania finansowe zatwierdzają wspólnicy (np. zwyczajne zgromadzenie wspólników w spółce z o.o.).

Te same terminy dotyczą, wspomnianego już, oświadczenie o braku obowiązku sporządzania rocznego sprawozdania finansowego.

Badanie sprawozdań finansowych

Z uwagi na to, że sprawozdania finansowe są z reguły bardzo skomplikowane, ustawa nakłada w niektórych sytuacjach ich badanie przez np. biegłego rewidenta. Jeżeli chodzi o spółki obowiązek ten dotyczy:

• spółek akcyjnych, z wyjątkiem spółek będących na dzień bilansowy w organizacji;
• pozostałych spółek, które w poprzedzającym roku obrotowym, za który sporządzono sprawozdania finansowe, spełniły co najmniej dwa z następujących warunków:
  a) średnioroczne zatrudnienie w przeliczeniu na pełne etaty wyniosło co
  najmniej 50 osób,
  b) suma aktywów bilansu na koniec roku obrotowego stanowiła równowartość
  w walucie polskiej co najmniej 2 500 000 euro,
  c) przychody netto ze sprzedaży towarów i produktów oraz operacji
  finansowych za rok obrotowy stanowiły równowartość w walucie polskiej
  co najmniej 5 000 000 euro. Obowiązek ten dotyczy

Rewident (firma audytorska) musi dokonać badania przed zatwierdzeniem sprawozdania finansowego.

Sprawozdanie finansowe do urzędu skarbowego?

Po zmianach w 2018 r. spółki nie muszą już składać sprawozdań fiansowych do instytucji takich jak urząd skarbowy, czy krajowa administracja skarbowa. Po złożeniu sprawozdania w sposób opisany powyżej trafia ono do Repozytorium Dokumentów Finansowych, a stamtąd automatycznie do Centralnego Rejestru Danych Podatkowych.

Co i komu grozi za niezłożenie sprawozdania finansowego?

Za niezłożenie sprawozdania finansowego odpowiedzialność może ponieść zarówno spółka, jak i osoby nią zarządzające (np. członkowie zarządu).

Za niezłożenie sprawozdania finansowego grozi m.in.:

• grzywna nałożona np. na członka zarządu;
• kara ograniczenia wolności od miesiąca do 2 lat;
• postępowanie przymuszające (polega ono na wezwaniu spółki przez KRS do złożenia w ciągu 7 dni sprawozdania pod groźbą kary lub rozwiązania spółki);
• rozwiązanie spółki i wykreślenie z KRS (w przypadku, gdy pomimo wezwania KRS, nie złożono rocznych sprawozdań finansowych za 2 kolejne lata obrotowe, sąd z urzędu orzeka o rozwiązaniu podmiotu wpisanego do KRS bez przeprowadzania postępowania likwidacyjnego);
• ustanowienie kuratora.

Podsumowanie

Sprawozdania finansowe są niezwykle ważnym elementem w spółkach. Ich struktura, choć skomplikowana, najczęściej nie jest zmartwieniem władz spółek. Sprawozdania finansowe są tworzone przez księgowość, a potem najczęściej badane przez biegłego rewidenta. Konieczność złożenia sprawozdania i odpowiednie terminy powinny pozostać jednak na uwadze zarządu spółki.