W praktyce często zdarza się, że osoba, która zasiada w zarządzie spółki chce podpisać jednocześnie z tą spółką umowę. W świetle prawa bowiem jest to dopuszczalne. Osoba fizyczna (prywatna), czyli członek zarządu i osoba prawna (spółka) to w świetle przepisów prawa dwa odrębne podmioty. Zawarcie takiej umowy musi jednak nastąpić w ściśle określony przez prawo sposób. W artykule chcę wyjaśnić:

  • Jak prawidłowo zawrzeć umowę między członkiem zarządu a spółką?
  • Dlaczego takie umowy są szczególnie uregulowane w Kodeksie Spółek Handlowych (dalej: KSH)?
  • Co zrobić w sytuacji, gdy spółka jest jednoosobowa?

Umowa z członkiem zarządu – w jakich spółkach?

Na wstępie dodam, że w artykule opisuję przepisy dotyczące spółek kapitałowych, czyli spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz spółki akcyjnej. Nie poruszam tutaj tematu spółek osobowych z bardzo prostej przyczyny – nie występuje w nich zarząd (oczywiście, co do zasady, bowiem w spółce partnerskiej zarząd powołać można – jednak ma to miejsce bardzo rzadko).

Przykłady umów między członkiem zarządu a spółką

Z pewnością najczęściej między spółką, a członkiem zarządu są zawierane umowy o pracę albo kontrakty menedżerskie. Umowy te umożliwiają bowiem legalne zarządzanie spółką i wypłatę wynagrodzenia członkowi zarządu. Trzeba jednak pamiętać o tym, że pomiędzy tymi dwoma podmiotami mogą być zawierane wszelkie umowy dopuszczalne przez prawo, czyli np.:

  • umowa najmu (np. powierzchni biurowej dla spółki),
  • umowa sprzedaży (np. nieruchomości),
  • umowa użyczenia auta członka zarządu na rzecz spółki.

Rodzaje umów można by wymieniać bez końca. Nie ma w tym przedmiocie żadnych ograniczeń.

Dlaczego takie umowy są uregulowane szczególnie?

Analizując zagadnienie opisywane w artykule można dojść do wniosku, że nie bez przyczyny zawieranie takich umów jest obwarowane szczególnymi wymaganiami. Wynika to z możliwych sposobów reprezentacji w spółkach. Spółkę zazwyczaj reprezentuje członek zarządu (lub kilku z nich) samodzielnie, albo łącznie z prokurentem. To z kolei sprawia, że w umowach między spółką, a członkiem zarządu może dojść do sytuacji, w której umowę musiałaby podpisać ta sama osoba jako obie strony umowy. Mimo, że “na papierze” stronami umowy byłaby spółka i osoba prywatna, to w rzeczywistości całą umowę zawarłaby jedna osoba – członek zarządu.

Zdecydowanie taka sytuacja jest ryzykowna z punktu widzenia obrotu gospodarczego. Umowy mogą bowiem wywierać skutki na osoby trzecie. Nie sposób sobie zatem wyobrazić, że jedna osoba (będąca członkiem zarządu) mogłaby dowolnie zawierać umowy z samym sobą. W szczególności w spółkach jednoosobowych problem jest wyraźnie widoczny. Ustawodawca jednak przewidział takie sytuacje i wprowadził mechanizm, który ma na celu zminimalizowanie ryzyka podczas zawierania takich umów.

Umowy między członkiem zarządu, a spółką kapitałową

Przepisy dotyczące spółki z ograniczoną odpowiedzialności i spółka akcyjnej w zakresie zawierania umów między spółką a członkiem zarządu są bardzo podobne. Dlatego też opiszę je łącznie, wskazując na niewielkie różnice między obiema regulacjami.

Aby dowiedzieć się, jak prawidłowo zawrzeć omawiane umowy, należy zajrzeć do art. 210 § 1 KSH (dotyczącego spółki z  o. o.) oraz art. 379 § 1 KSH (dotyczącego spółki akcyjnej):

Art. 210 § 1 KSH:

W umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

Art. 379 § 1 KSH:

W umowie między spółką a członkiem zarządu, jak również w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą walnego zgromadzenia.

W spółce z o. o. rada nadzorcza nie jest obowiązkowa. Zatem w praktyce najczęściej to pełnomocnik reprezentuje spółkę przy zawieraniu takich umów. Trzeba pamiętać, że musi on być powołany uchwałą. Nie może to być np. upoważnienie (nawet pisemne). Co więcej do niedawna uważano, że uchwała musi konkretnie określać umowę, jaką pełnomocnik ma zawrzeć. W tym jednak zakresie wypowiedział się niedawno (w styczniu br.) Sąd Najwyższy w sprawie III CZP 71/18 wskazując, że uchwała może udzielać pełnomocnictwa rodzajowego – do pewnego rodzaju spraw.

Jednoosobowe spółki kapitałowe

W przypadku spółek jednoosobowych zawieranie umów z członkiem zarządu jest nieco bardziej problematyczne i kosztowne. Taka sytuacja opisana jest w art. 210 § 2 KSH (odnośnie spółki z o. o.):

W przypadku gdy wspólnik, o którym mowa w art. 173 § 1 [wspólnik posiadający wszystkie udziały – przyp.], jest zarazem jedynym członkiem zarządu, przepisu § 1 nie stosuje się. Czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga formy aktu notarialnego (…)

Zatem w sytuacji, gdy nie ma rady nadzorczej ani innych członków zarządu, to notariusz czuwa nad tym, aby zawierana umowa nie stwarzała żadnego ryzyka dla obrotu gospodarczego. Niestety zawarcie umowy przed notariuszem generuje dodatkowe koszty i formalności.

W spółce akcyjnej sytuacja wygląda identycznie.

Skutki naruszenia powyższej procedury

Pozostaje jeszcze opisać co stanie się, jeżeli opisywana umowa zostanie zawarta w sposób sprzeczny z powyższymi przepisami. Taka umowa jest wtedy bezwzględnie nieważna. Co więcej niedopuszczalna jest jej konwalidacja, czyli np. późniejsze jej potwierdzenie przez zgromadzenie wspólników, czy powołanego pełnomocnika. Taka umowa musi być od początku zawarta w sposób przewidziany powyżej.

Wyjątek – umowy przez internetowy system S24

Przepisy prawne pozwalają na zawarcie niektórych umów (w przypadku spółek jednoosobowych) przez internetowy system S24 należący do Ministerstwa Sprawiedliwości. W jednym z ostatnich wpisów wspominałem, że sprawozdania finansowe w spółkach można składać właśnie za pośrednictwem tego systemu. Tak samo wygląda sytuacja z niektórymi umowami między spółką a członkiem zarządu – odpada wtedy obowiązek zawierania umowy w formie aktu notarialnego.

***

Adwokat Poznań

Mam nadzieję, że artykuł okazał się dla Ciebie przydatny. Jeżeli tak było, polub moją stronę na Facebooku – Adwokat Kamil Wasilewski. Dla Ciebie to tylko chwila, a dla mnie potwierdzenie, że moja praca jest wartościowa i przydatna. Jeżeli masz jakieś pytania odnośnie wpisu, służę pomocą.