Jak zarządzać zebraniami wspólnoty mieszkaniowej? Praktyczny przewodnik

Działanie wspólnot mieszkaniowych zostało określone w przepisach ustawy o własności lokali. Zgodnie z tym dokumentem w pierwszym kwartale każdego roku obowiązkowo należy zorganizować zebranie dla wszystkich właścicieli mieszkań należących do określonej wspólnoty. Co ważne, obowiązek ten dotyczy wyłącznie tzw. dużych wspólnot mieszkaniowych, czyli takich w których liczba lokali wyodrębnionych i lokali niewyodrębnionych jest większa niż trzy.

Podczas spotkań zarząd przedstawia roczne sprawozdanie finansowe oraz określa plan i budżet na kolejny rok. W trakcie zebrań omawiane są również inne kluczowe dla wspólnoty sprawy. Mieszkańcy mogą wyrazić swoje opinie i obawy, a także wziąć udział w głosowaniach nad uchwałami. Ponadto regularne spotkania pozwalają na pełną kontrolę nad pracą zarządu i zarządcy wspólnoty mieszkaniowej.

W tym artykule postaramy się omówić najważniejsze kwestie dotyczące zarządzania zebraniami wspólnoty mieszkaniowej. Niektóre aspekty są regulowane prawnie, natomiast inne zasady zostają odrębnie określone i umieszczone w statucie oraz regulaminie danej wspólnoty.

Przygotowanie zebrania wspólnoty mieszkaniowej

Zebranie wspólnoty mieszkaniowej jest zwoływane przez zarząd lub upoważnionego do tego zarządcę. W wyjątkowych sytuacjach spotkanie może się również odbyć na wniosek mieszkańców.

Mieszkańcy wspólnoty mieszkaniowej powinni z odpowiednim wyprzedzeniem otrzymać:

• pisemne zawiadomienie wraz z podaniem daty, godziny i miejsca zebrania,
• projekt porządku obrad,
• sprawozdanie zarządu z prac wykonanych w poprzednim roku kalendarzowym (wraz ze sprawozdaniem finansowym),
• uchwałę o udzieleniu absolutorium zarządowi wspólnoty za działania wykonane w poprzednim roku,
• plan gospodarczy dla części wspólnych nieruchomości na rok bieżący (z wyszczególnieniem planowanych kosztów),
• projekty innych uchwał, które zostały zgłoszone przez zarząd lub mieszkańców.

Dostarczenie wszystkich powyższych dokumentów członkom wspólnoty mieszkaniowej w znacznym stopniu przyspieszy i usprawni przebieg planowanego zebrania.

Przebieg zebrania wspólnoty mieszkaniowej

1. 1. Na wstępie dochodzi do powołania składu prowadzącego, czyli przewodniczącego zebrania, protokolanta oraz komisję skrutacyjną (odpowiadającą za liczenie głosów).
2. 2. Przewodniczący określa porządek zebrania i przedstawia tematy, które będą poruszane podczas spotkania.
3. 3. Omawiane jest sprawozdanie za poprzedni rok.
4. 4. Przewodniczący odczytuje wszystkie zgłoszone projekty uchwał.
5. 5. Dyskusja — udzielenie głosu wnioskodawcom i pozostałym członkom wspólnoty mieszkaniowej.
6. 6. Przeprowadzenie głosowania nad uchwałami.
7. 7. Wysłuchanie wolnych wniosków wraz z dodatkowym głosowaniem.
8. 8. Zamknięcie zebrania po wyczerpaniu wolnych wniosków.

Po zakończeniu zebrania wspólnoty mieszkaniowej konieczne jest sporządzenie protokołu zawierającego takie dane jak data i miejsce zebrania, porządek obrad, lista obecnych mieszkańców oraz opis podjętych decyzji. Dokument musi być właściwie zabezpieczony i archiwizowany przez kilka lat, bowiem stanowi potwierdzenie prawidłowego przebiegu zebrania.

Podsumowanie

Zarządzanie zebraniami wspólnoty mieszkaniowej to czasochłonna i skomplikowana czynność, która wymaga przestrzegania określonych przepisów i dopełnienia szeregu formalności. Zarządca może jednak skorzystać z pomocy kancelarii adwokackiej, która świadczy usługi z zakresu prawnej obsługi zebrań wspólnoty mieszkaniowej. Adwokat zadba o przestrzeganie terminów i określonych procedur, a także wesprze zarządcę w przygotowaniu niezbędnej dokumentacji. Przedstawiciel kancelarii prawnej może również pomóc w konfliktowych sytuacjach, stając się mediatorem między mieszkańcami a zarządem lub zarządcą wspólnoty mieszkaniowej.